Una de las grandes consecuencias, que podrían traer consigo una situación de crisis en la industria automotriz, es el cierre temporal o definitivo de sus operaciones. Dados los factores tanto internos como externos que a diario se presentan, superar estos riesgos y determinar un procedimiento con acciones concretas para cada uno de ellos se ha hecho complejo, más no imposible. Un plan de contingencia de acuerdo a IATF 16949 puede lograr que su organización supere estos escenarios.
¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia contiene las acciones, medidas y procesos específicos que la organización tendrá que asumir para responder con prontitud y eficacia frente a una situación de crisis. El objetivo de este plan es garantizar que la empresa pueda continuar con sus operaciones en caso de que alguna crisis o evento inesperado ocurra.
Un plan de contingencia para la industria automotriz
Las dimensiones y estructura que posee la cadena de suministro de la industria automotriz, la coloca en una posición delicada, dado que implica, un análisis profundo de todas las amenazas y riesgos que puedan la organización pudiera afrontar en sus operaciones diarias
Los planes de contingencia para la industria automotriz se enfocan principalmente en la continuidad del suministro, por lo que cada organización deberá preparar un plan específico en caso de que ocurriera alguna de estas situaciones:
- Fallas clave del equipo (revise las especificaciones de la cláusula 8.5 de la norma IATF 16949)
- Interrupción de productos, procesos y servicios provistos externamente
- Desastres naturales recurrentes
- Fuego
- Interrupciones de servicios públicos
- Escasez de mano de obra
- Interrupciones de infraestructura
Se espera que, al contar con planes de contingencia, la organización pueda actuar de acuerdo a los protocolos ya establecido, asegurando así que su cliente no sufra afectaciones o que éstas sean mínimas.
La norma IATF 16949, que está dedicada a la gestión de la calidad para la industria automotriz, tiene una cláusula enfocada en este tema. La cláusula 6.1.2.3 “Plan de contingencia”, detalla cuestiones que la organización debe seguir para elaborar este plan. Algunos de los puntos más importante son:
- Identificar y evaluar los riesgos internos y externos para todos los procesos de fabricación y equipos de infraestructura esenciales para mantener la producción y garantizar que se cumplan los requisitos del cliente.
- Llevar a cabo revisiones del plan de contingencia (como mínimo anualmente) utilizando un equipo multidisciplinario que incluya a la alta dirección y actualizar según sea necesario;
- Incluya, como suplemento a los planes de contingencia, un proceso de notificación al cliente y otras partes interesadas por el alcance y la duración de cualquier situación que afecte las operaciones del cliente.
Revisar constantemente este plan de contingencia es una exigencia; se considera necesario para que la organización mantenga actualizadas sus medidas frente a los nuevos riesgos que se puedan presentar. Un ejemplo de esto son los ataques cibernéticos, una amenaza relativamente reciente que ha tenido que incorporarse a los planes de contingencia de las organizaciones, con la finalidad de implementar controles y protocolos de actuación, frente a una amenaza que antes no existía.
¿Qué pasa después del incidente?
Su prioridad debe ser su cliente, tendrá que tomar acciones para evitar que una crisis como esta pueda afectarlo nuevamente.
Una vez que la emergencia se ha presentado es momento de evaluar nuevamente el plan de contingencia. Se deberá analizar qué otras amenazas fueron detectadas y sobre todo las áreas de oportunidad que se presentaron. Recuerde que el enfoque de un sistema de gestión de calidad es la mejora continua.
A continuación, encontrará algunos consejos que las organizaciones de la industria automotriz pueden tomar como un punto de referencia para analizar su plan de contingencia, una vez que el incidente se ha presentado:
- Recuerde contar con un checklist para el reinicio de sus operaciones.
- Establezca los nuevos escenarios y condiciones necesarias en caso de que un evento como este vuelva a presentarse.
- Elabore un informe detallado de lo sucedido, describa con claridad la forma en la que el proceso se vio afectado y anote las lecciones aprendidas.
- Considere los nuevos riesgos.
- En caso de tener planes pendientes, desarróllelos.
- Documente todos los planes de contingencia que se elaboren tras el incidente y conserve la información documentada que describa cualquier revisión, incluida la persona que autorizó el cambio. Esto es un requisito para IATF 16949.
No olvide que sus proveedores también forman parte de sus planes de contingencia, por lo que será necesario pensar si los proveedores necesitan cumplir con otros requisitos tras el incidente. Recuerde que pueden representar un riesgo si los proveedores no toman las medidas necesarias.
La norma IATF 16949 no sólo establece los planes de contingencia para ayudar a las organizaciones para su correcto funcionamiento, además establece otros principios y herramientas que sin importar el tipo de empresa que sea, ésta se convierta en una organización exitosa.