Los procesos de auditoría
Como define ISO 9000:2015 (Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario) es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
Además incluye 5 notas a la entrada en los que se destaca:
(1) Los elementos fundamentales de una auditoría incluyen la determinación de la conformidad de un objeto de acuerdo con un procedimiento llevado a cabo por personal que no es responsable del objeto auditado.
(2) Una auditoría puede ser una auditoría interna (primera parte) o una auditoría externa (de segunda parte o de tercera parte), y se puede realizar una auditoría combinada o conjunta.
(3) Las auditorias denominadas en algunos casos auditorías de primera parte se realizan por o en nombre de la propia organización para la revisión por la dirección y otros fines internos y pueden constituir la base para la declaración de conformidad de una organización. La independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
(4) Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes o por otras personas en su nombre.
(5) Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del suplemento ISO consolidado de la parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original y las notas se han modificado para eliminar los efectos de circularidad entre las entradas de términos de criterios de auditoría y los de evidencia de auditoría y se han añadido las notas 3 y 4.
Los principios básicos para el desarrollo de una auditoria (incluyendo evidencias y criterios de auditoría) se definen en ISO 19011:2011. Esta norma tiene como finalidad describir el proceso de una auditoria eficaz, indicando las pautas de actuación y las competencias necesarias de los auditores.
Procesos de auditoría en la industria de automoción
En la industria de la automoción, la cualificación y competencia de los auditores de Primera y Segunda Parte son requisitos de vital importancia (apartado 7.2.4). Permite que las organizaciones puedan introducir acciones de mejora continua específicas evaluando adecuadamente su sistema de calidad en función del grado de cumplimiento de los requisitos IATF 16949. Asimismo, sirve como herramienta de apoyo para que los proveedores externos desarrollen su propio sistema de calidad según lo indicado en la norma IATF 16949, lo que redunda en beneficio mutuo para ambas organizaciones.
Las auditorías de segunda parte se desarrollan por el interés de una organización hacia un tercero, normalmente son las realizadas a los proveedores, subcontratistas y franquiciados. El objetivo que persigue es determinar la adecuación de los sistemas de gestión con los servicios que se han o se van a contratar.
La auditoría de segunda parte puede ser desarrollada por la propia empresa cliente con sus medios o contratarla a un tercero.
Las auditorias de segunda parte en IATF 16949:2016
Concretamente, la Norma IATF establece requisitos para las auditorías de segunda parte en cuanto a la competencia de los auditores y sobre el propio proceso de las auditorías:
En primer lugar establece requisitos, en el apartado 7.2.3 Competencia del Auditor Interno (anteriormente ISO/TS 8.2.2.5) y en el apartado 7.2.4 Auditores de Segunda Parte (apartado nuevo) en los que se indica:
La organización deberá tener un proceso documentado … mantendrá una lista de auditores internos calificados para: Sistemas de gestión de calidad, Procesos de fabricación, Productos y demostrará los siguientes requisitos mínimos:
- El enfoque de automoción incluyendo el pensamiento basado en Riesgos
- Requisitos Especiales de Clientes (CSR’s) relevantes
- Requisitos de las normas ISO 9001:2015 y IATF 16949:2016
- Herramientas de SGC de Automoción (CoreTools)
- Técnicas de auditoría, número de auditorías anuales, CPD dentro de la industria
Cuando se imparta capacitación para lograr la competencia, se debe conservar la información documentada para demostrar la competencia del tutor/capacitador con los requisitos anteriores
Para los auditores de segunda parte se hace mención explicita como requisito a la comprensión de los procesos de manufactura a ser auditados, incluyendo el AMFE de proceso y Plan de Control
En el apartado 8.4.2.4.1 Auditorías de segunda parte la norma indica que:
- La organización debe incluir un proceso de auditoría de segunda parte en su enfoque de gestión de proveedores. Las auditorías de segunda parte se pueden utilizar para lo siguiente: Evaluación del riesgo del proveedor, Supervisión de proveedores, Desarrollo del SGC de proveedores, Auditorías de productos, Auditorías de procesos
- Basándose en un análisis de riesgos, incluyendo los requisitos de seguridad / reglamentarios del producto, el desempeño del proveedor y el nivel de certificación del SGC, como mínimo, la organización deberá documentar los criterios para determinar la necesidad, el tipo, la frecuencia y el alcance de las auditorías de segunda parte
- La organización debe conservar los registros de los informes de auditoría de segunda parte
- Si el alcance de la auditoría de segunda parte es evaluar el sistema de gestión de calidad del proveedor, entonces el enfoque deberá ser consistente con el enfoque del proceso de automoción. (Nota adicional: La orientación puede encontrarse en la Guía del auditor de la IATF y en la ISO 19011)
Realización de Auditorías de Segunda Parte
Auditar a los proveedores en base a requisitos propios de la organización mejora la fortaleza de su cadena de suministro y permite demostrar cumplimiento con IATF 16949:2016 para el desarrollo de los proveedores.
Sin embargo, supervisar a los proveedores y las plantas de producción se convierte en una tarea difícil y que requiere mucho tiempo (por ejemplo, cuando se trata de emplazamientos ubicados por todo el mundo). Pero si la organización no tiene una total transparencia en los procesos de su cadena de suministro, la calidad y la fiabilidad de su producto o servicio final incrementa los riesgos (que deben analizarse y gestionarse para su eliminación o reducción).
El proceso de auditoría ayuda a la organización a hallar y corregir los problemas antes de que afecten al cliente o al usuario final, lo que previene y evita el riesgo de retirada de productos, fallos en el servicio o problemas relacionados con el cumplimiento de reglamentos y directivas naciones e internacionales, tal y como pide IATF 16949:2016.
La opción de la Externalización de las auditorías de segunda parte.
Todas las organizaciones se enfrentan al requisito de implementar un proceso de auditoría de segunda parte en su enfoque de gestión de proveedores (8.4.2.4.1)
Pero para este requisito, sin embargo, en la mayoría de los casos existe una limitación en cuanto a los recursos internos de la empresa se refiere (disponibilidad de personal con la competencia requerida y que cumplan los requisitos mínimos indicados en la norma, por ejemplo) es la razón por la cual muchas empresas han optado por externalizar este servicio en organizaciones o profesionales de la auditoría en el sector de automoción (que son especialistas cualificados). El capital humano de la organización puede dedicarse a aquellas tareas de más valor añadido de su proceso productivo, reduciendo significativamente las dificultades para la planificación, ausencia de puestos clave, los tiempos y coste de auditoría, lo que le ayudará a mantener sus proyectos dentro de las fechas previstas y dentro del presupuesto.
Al externalizar su auditoría de segunda parte las organizaciones pueden mejorar la asignación de sus recursos, mejorar la trasparencia e independencia del propio proceso de auditoría, obtener resultados más objetivos de la situación de los procesos que le permita controlar más eficientemente y mejorar su cadena de suministro.